Pasos de acción en los procesos de negocio – Parte 2

 

Escenario de caso real para el uso de estos pasos de acción - Parte 2

Hace un par semanas vimos la parte 1 de esta entrada donde si recordamos el escenario de cliente era el siguiente:

• Necesito que mi responsable revise la oportunidad antes de proceder a elaborar una oferta o dar ningún paso.
• Quiero que mi responsable revise la oportunidad y la acepte para empezar a trabajar en ella o bien que me pida trabajarla de nuevo añadiendo o quitando lo que el considere adecuado.

En aquella entrada vimos el punto 1 de este escenario. Hoy veremos el punto 2 con algún detalle más, como el pasar de fase automáticamente.

Vamos directamente al grano a configurar nuestras necesidades. Para ello entramos en nuestra solución, en la que necesitaremos 2 nuevos pasos de acción:

• RECHAZAR: Pondremos un botón para que el responsable pueda rechazar.
• APROBAR: Pondremos un botón para que el responsable pueda aprobar.

Para cada paso, igual que en el post anterior, necesitamos tanto la acción como el paso de Acción en el proceso de negocio.

Paso 1 : Crear y definir la acción de Rechazo

Creamos la primera acción, en este caso, será la acción para RECHAZAR la oportunidad:

Las acciones se dividen en 3 secciones ( Configuración - Argumentos - Pasos).

Paso 2 : Crear y definir la acción => Configuración

• Configuración: Es la configuración general de la acción.

 

Paso 3 : Crear y definir la acción => Argumentos

Argumentos: Son los campos que podemos añadir a un diálogo que se mostrará en pantalla cuando hagamos clic en el paso de acción (esto es opcional), si lo dejamos como vemos aquí no aparecerá ningún diálogo:

Estos campos que el usuario podrá rellenar en pantalla, pueden ser utilizados posteriormente en cualquier otro paso que coloquemos en la parte inferior (luego lo vemos). Ahora pongamos para la acción de Rechazar, el argumento de Comentarios, que además haremos obligatorio, para que el responsable, al rechazar, pueda comentar porque se rechaza el registro, y además dinámicamente colocaremos estos argumentos en la notificación que llega al autor del registro:

Paso 4 : Crear y definir la acción => Pasos de acción

Como vimos en el post anterior hay que definir los siguientes pasos en el flujo de trabajo, en esta ocasión no entraremos en cada punto en concreto, ya que se mostró paso por paso en la parte 1 de este proceso, así pues, así quedarían los pasos de la acción.

NOTA: En el primer paso de esta acción, actualizaremos el estado del campo "Estado Fase Desarrollar" al estado SIN REVISAR, devolviendo el registro a su valor inicial. Además, colocaremos los ARGUMENTOS en el cuerpo del correo electrónico de forma dinámica, para que el usuario siempre reciba el porqué se ha rechazado el registro en su estado actual.

Paso 5 : Crear y definir la acción de Aprobación

Repetimos los 4 pasos anteriores para crear la nueva acción, en este caso cambiaremos la acción para que su misión sea APROBAR el registro, en lugar de Rechazar. Todos los pasos serán idénticos, salvo el nombre de la acción y el primer paso de la acción, en el que el campo "Estado Fase Desarrollo" introduciremos el valor REVISADO, en lugar de SIN REVISAR:

Paso 6 : Extender la acción de Aprobación

Como añadido y punto extra en esta acción, vamos a realizar un paso más para que la fase pase automáticamente de fase, para ello, vamos a utilizar una de las soluciones más conocidas en la comunidad Dynamics:

Worfklow Tools de Demian Raschkovan

Instalamos la solución en nuestro entorno y ya podemos realizar el siguiente paso (SET PROCESS STAGE):

Y configuramos las propiedades del paso:

 

Paso 7 : Añadir las acciones al flujo de proceso de negocio

Ahora, entramos al PROCESO DE NEGOCIO para agregar los pasos de acción (nosotros lo hemos agregado al PROCESO DE VENTAS DEL CLIENTE POTENCIAL A OPORTUNIDAD)

 

Y ya lo tenemos. Actualizamos o Activamos el proceso de negocio y vamos a probarlo.

Paso 8 : Prueba del proceso

Creamos un cliente potencial y lo calificamos para entrar en la Fase de la oportunidad donde tenemos el paso de acción y realizamos las acciones correspondientes, en este caso enviamos a Revisar como hicimos en el post anterior y Aprobamos el registro:

• El estado de la fase quedará como REVISADA
• Se enviará la notificación:

Si hacemos clic en el enlace, se abrirá la oportunidad en la Interfaz Unificada (en la APP que habíamos indicado en el paso).

NOTA: Al aprobar el proceso, para visualizar el paso de fase automático en el mismo momento hay que refrescar la página. En la vida real, el responsable cuando aprueba la oportunidad no espera el paso de fase, sino que el autor, al recibir el mail y acceder, ya ve la oportunidad en Fase de Desarrollar.

Espero que os haya resultado interesante. Seguiremos en próximas semanas trabajando con estas y otras funcionalidades.