Naitec elige Power BI como soporte a la toma de decisiones

NAITEC implanta Power BI como soporte para el seguimiento del Negocio y el proceso de toma de decisiones tácticas y operativas

Naitec es un centro tecnológico cuyo propósito es contribuir al desarrollo de los sectores de la automoción y la mecatrónica. Para conseguirlo, tienen el objetivo de convertirse en un referente internacional en la I+D de las tecnologías capaces de lograr ese desarrollo. Naitec nació como una iniciativa del Gobierno de Navarra, con el apoyo del anterior centro tecnológico CEMITEC (con más de 25 años de experiencia), y de la Universidad Pública de Navarra (UPNA).

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Desplegar una cultura de análisis de datos como soporte a las decisiones de dirección y gestión tanto de los procesos de negocio, como del propio Negocio. En concreto, realizar un seguimiento y análisis operativo y táctico basado en el análisis de información y el conocimiento detallado de la situación, dando respuesta de manera flexible y ágil a las cuestiones que la propia actividad plantea.

EL RETO

Según explica Carlos Martínez, Responsable del Proyecto de Renovación Tecnológica de Naitec, y principal impulsor de la sistemática de análisis como palanca de mejora continua, el despliegue de sistemas de soporte a la operativa de los diferentes procesos como Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM), Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) les ha permitido no sólo sistematizar y homogeneizar dichos procesos, sino que además ha facilitado la generación de información accesible tanto de los propios procesos como de su actividad.

Este escenario de oportunidad permite afrontar retos de mejora en el ámbito de la dirección:

• Soportar los procesos de toma de decisión a través del seguimiento de indicadores en tiempo real
• Facilitar el análisis de datos a los analistas de negocio dando respuesta a las diferentes situaciones que plantea la actividad de manera flexible y ágil
• Sistematizar y homogeneizar en la organización el proceso de dirección en sus diferentes niveles
• Empoderar al equipo técnico generando independencia para dar respuesta a los diferentes escenarios cambiantes en el tiempo, reduciendo la dependencia de proveedor y los tiempos de respuesta.
• Mejorar la eficiencia operacional específica de cada proceso de negocio a través del análisis de la calidad e integridad de los datos para poder realizar acciones de mejora de los procesos de negocio en sí.

La consecución de estos retos pasaba por dos puntos clave: Una toma de decisiones para la Dirección apoyándose en datos y previsiones bien asentadas, disponiendo, una solución tecnológica simple, ágil, flexible y con un grado de aprendizaje bajo que evitase riesgos de resistencia al cambio con la herramienta como excusa.

Para ello se planteo un proyecto de tipo Mentoring sobre el proceso Comercial que, no sólo marcase el inicio de análisis de esta actividad a través de un primer informe analítico, sino que, sobre todo, empoderase al equipo técnico para liderar tanto la definición funcional como la solución tecnológica para toda la organización, y además, convenciese al Equipo de Dirección para impulsar este ámbito como estratégico en la dirección y gestión del Negocio.

El despliegue de un primer informe analítico permite visibilizar de forma tangible los beneficios del análisis de los datos de la actividad como soporte al proceso de toma de decisiones para la gestión y mejora de todos los niveles de dirección.

LA SOLUCIÓN

Naitec optó por la tecnología de Microsoft para el ámbito de análisis, y en concreto por la plataforma Power BI como punta de lanza de dicha tecnología y soporte a los procesos de dirección. Esta decisión viene derivada de las siguientes ventajas identificadas con respecto a otras plataformas en este ámbito y el contexto de la organización:

• Integración con sus sistemas de soporte operativos basados en el fabricante Microsoft como son Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM), Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) y sobre todo la suite de Office 365 de la que Power BI forma parte. Esta última característica facilita el despliegue en la organización con SharePoint como herramienta tractor para trasladar el acceso a los usuarios finales, y simplifica el mantenimiento y gestión por parte del equipo IT.
• Plataforma amigable debido a su evolución basada en la herramienta Excel, muy desplegada y conocida en la organización. Esta situación provoca una menor resistencia por parte de los usuarios que participan en la construcción y uso de informes analíticos, facilitando su adopción.
• Un precio muy competitivo con respecto a los competidores principales del mercado en el ámbito del Business Analytics.
• Escalabilidad de la plataforma lo que permite un crecimiento en el ámbito del análisis de datos hacia procesos más exigentes de análisis científico de datos, Machine Learning y Deep Learning.

El partner elegido fue TIGLOO por, según Carlos Martínez, su cercanía, experiencias en la organización y un enfoque integrado de tres ejes clave de conocimiento: dirección y gestión de negocio, análisis de datos y tecnología.

En estos momentos, Naitec cuenta con informes analíticos colaborativos desarrollados con Power BI desplegados para el análisis y seguimiento de procesos como, ventas, producción, recursos humanos, u operaciones entre otros, así como para el seguimiento táctico del negocio a través de un cuadro de mando de indicadores globales de actividad.

LOS RESULTADOS

En opinión de Carlos Martínez, se empieza a denotar una mayor eficiencia en la toma de decisiones derivado de un conocimiento más detallado de la situación de los procesos y un acceso a la información en el momento que es demandada.

Pero, además, se observan beneficios en otros ámbitos derivados de la puesta en marcha de la solución. En concreto:

• El apoyo en la implantación de la sistemática de seguimiento y gestión de la actividad, mejorando la eficiencia de diversos procesos de negocio.
• La detección de datos incorrectos y aplicación inadecuada de procedimientos de gestión y las actividades de los procesos.
• La reducción de costes y plazos derivados del cambio del seguimiento basado en Reporting al análisis de datos. Por un lado, por la automatización de acciones de extracción, transformación y carga de datos en la elaboración de los informes de Reporting y la reducción de los errores humanos. Por otro lado, dichas actividades en la confección periódica de los informes de Reporting son reemplazadas por una actividad de mayor valor como el análisis de los datos para la ayuda en la toma de decisiones.