Mutualia, mutua colaboradora con la Seguridad Social nº 2, es la mutua de referencia en Euskadi con una cuota de mercado superior al 42%. Mutualia es una asociación empresarial sin ánimo de lucro y con responsabilidad mancomunada, que colabora con la Seguridad Social en la gestión de servicios sanitarios, prestaciones económicas y difusión de la prevención, dirigidas a las empresas, sus personas trabajadoras y demás clientes.
Mutualia cuenta con una plantilla cercana a las 600 personas repartidas en distintas áreas y departamentos, así como en distintas ubicaciones físicas. Conseguir una cultura corporativa unificada y unos valores compartidos por todos los integrantes de Mutualia es un objetivo potenciado desde el propio Plan Estratégico de la compañía y con un apartado especial en la Memoria Anual donde textualmente se dice que "Los valores de Mutualia han sido elegidos y definidos por las personas de la Mutua, de tal forma que estos valores nos permitan funcionar de manera coordinada y ágil, sintiendo que Mutualia es “la mutua que queremos ser”. Los Valores son nuestro compromiso."
Para ayudar en la consecución de este objetivo, se estimó como muy relevante disponer de una Intranet Social, como herramienta que les facilitase a todo el personal de Mutualia la comunicación y colaboración entre ellos en cualquier momento, lugar o desde cualquier dispositivo; tanto en castellano como en euskera. El producto elegido para ello fue Valo Intranet.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Para llevar a cabo el proyecto se crea un equipo compuesto por personas de distintos departamentos con el liderazgo del Área de Comunicación, Departamento de Recursos Humanos y la supervisión de Sistemas de Información de Mutualia. El nombre elegido para la Intranet es Elkargune (Punto de encuentro en euskera) término que define a la perfección lo que pretendía ser la Intranet. Para ello era fundamental contar con la opinión de los futuros usuarios ya que existía el convencimiento de que "la Intranet tenía que nacer desde dentro. Tenía que nacer de los usuarios". La primera semana de utilización de la Intranet Social Elkargune se subieron más de 200 contenidos por parte de los usuarios. Un nivel de participación que superó las expectativas más optimistas y que demostraba el acierto de la estrategia y la necesidad del personal de Mutualia de contar con una Intranet Social donde expresarse y compartir sus experiencias y conocimientos con el resto de integrantes de la organización.
LA SOLUCIÓN
Aunque inicialmente se contempló la posibilidad de construir una intranet a medida desde 0, la aparición de Valo Intranet en escena cambió radicalmente las expectativas al descubrir que el producto final ya estaba hecho y no había que "re-inventar la rueda". Además, se adaptaba en gran medida a los requerimientos de Mutualia.
Valo Intranet es un producto "out-of-the-box" que no requiere de mucho tiempo para estar operativo y en unas pocas semanas ya se empiezan a ver los resultados. En este proyecto además, se detectó pronto que incorporando Office 365, el potencial de Valo se incrementaba exponencialmente dado que posee una integración total entre los dos productos. De entre todos los componentes de Office 365, la funcionalidad estrella en Elkargune ha sido Yammer.
Yammer es una red social privada para organizaciones y puede usarse para solucionar de manera eficaz problemas de soporte, recopilar comentarios sobre proyectos y documentos o publicar procedimientos recomendados. Los grupos de Yammer son un lugar donde los miembros pueden ponerse al día rápidamente en un proyecto, participar en discusiones encadenadas y mantener informados a clientes y proveedores sobre conversaciones. En Mutualia, Yammer ha resultado ser una estupenda herramienta de comunicación entre personas de un mismo departamento o actividad y existen gran cantidad de grupos tanto públicos como privados.
Mutualia cuenta también con la funcionalidad Admin Tool Pack de Valo Intranet que permite conocer en tiempo real a los administradores del portal que tipo de contenidos tienen más aceptación, que páginas o grupos son más populares o el nivel de utilización de la intranet por parte de los usuarios. Esta información convierte a la intranet en un algo dinámico con capacidad de adaptarse a los requerimientos reales de los usuarios y muy alejada de los antiguos diseños de las intranets.
LOS RESULTADOS
En opinión de Iratxe Ijalba, Directora de Sistemas de Información de Mutualia, "el impacto de Valo Intranet, Yammer y Office 365 en la organización ha sido muy importante, fundamentalmente por la respuesta de los usuarios que han encontrado en estas herramientas una manera actual y ágil de comunicarse, multidispositivo y con una estética atractiva y moderna."
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