EVA GROUP utiliza Power BI como herramienta de análisis empresarial

Eva Group es un grupo de empresas del sector de alimentación, especializado en bebidas, con más de 150 producto diferentes de sidras naturales, sidras gasificadas, mostos y vinagres entre otros. Eva Group lleva más de cien años elaborando sidra de manera tradicional y con nuevas recetas que ofrecen nuevos sabores y productos para las nuevas generaciones. Cuenta con plantas productivas en Lekunberri (Navarra) y Alpicat (Cataluña) y actualmente distribuye a más de 1.000 clientes en más de 50 países.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El proyecto constaba de dos objetivos fundamentales: de una parte, la explotación de información de ventas y facturación de Microsoft Dynamics NAV  y por otro, el despliegue de Cuadros de Mando para los diferentes niveles y ámbitos de la Dirección de la Compañía.

EL RETO

La migración de versión en 2016 de su ERP, Microsoft Dynamics NAV 2016, provoca en Eva Group la necesidad de generar nuevos informes que permitan el seguimiento operativo del negocio, inicialmente focalizado en el análisis de ventas y facturación. En general, los informes utilizados hasta el momento dejan de funcionar y la dirección deja de tener visibilidad del negocio. 

Por otro lado, alineado con la tendencia actual, se plantea desde la dirección deTI la necesidad de una solución que permita una explotación analítica de la información, mayor autonomía y flexibilidad a la dirección y analistas de negocio, en contraposición a los tradicionales informes más rígidos. 

Además, es necesario que la implementación y despliegue de la nueva plataforma se realice de forma rápida, y con tiempos lo más cortos posible, ya que el nuevo sistema está en marcha y es necesaria la explotación de la información más allá de los informes que han sido construidos en el ERP.

En paralelo a esta necesidad, desde la dirección se trabaja en el diseño del sistema de información y gestión que de respuesta a los diferentes niveles de dirección: Consejo de Administración, Comité de Dirección y dirección de las diferentes áreas operativas. El objetivo es la puesta en marcha de informes analíticos que reduzcan los tiempos dando mayor flexibilidad y rapidez al proceso de toma de decisión. Cuadros de mando que permitan el seguimiento y análisis de la actividad a nivel operativo, a la vez que el análisis vertical y alineado con los retos estratégicos de la organización.

LA SOLUCIÓN

Como respuesta a estas dos necesidades desde la dirección de TI de Eva Group se ha apostado por el ecosistema de herramientas de Microsoft para el análisis de datos, con Power BI como punta de lanza de dicho sistema. Esta decisión viene motivada fundamentalmente por tres consideraciones:

  • Eva Group actualmente consume el servicio Office 365 de Microsoft y la plataforma Power BI está totalmente integrado en este ecosistema de soluciones. Esto facilita de forma transversal todas las actividades del proceso de dirección: calendario de reuniones, actas, informes de conclusiones, seguimiento de acuerdos, etc.
  • Power BI, junto con el ecosistema de soluciones de Microsoft en el ámbito del análisis de datos, se sitúa como líder del sector y ofrece una solución global a las necesidades de un proceso de análisis de datos: extracción, transformación y carga, almacenamiento, análisis y seguimiento de información y conocimiento.
  • TIGLOO Transformación Digital distribuye una solución, basada en el ecosistema de herramientas de Microsoft para el análisis de datos, que permite la explotación de la información almacenada en Dynamics NAV a través de Power BI como herramienta de análisis para los usuarios finales y la plataforma SQL Server para el soporte a un Data Warehouse y cubos analíticos. Dicha herramienta se instala y se configura entre una y dos semanas de trabajo, en función de los requisitos iniciales, y permite a las organizaciones disponer, de manera analítica, de la información almacenada en Microsoft Dynamics NAV de forma rápida y eficiente. 

La implantación de este producto, además, provoca la creación de un Data Warehouse con la información de la herramienta Dynamics NAV, lo que ofrece un nuevo escenario de análisis en la organización, ya sin los requisitos de tiempo derivados de la necesidad inicial. 

Ante este escenario, como respuesta al segundo objetivo, la creación de cuadros de mando para los diferentes niveles de dirección, se apuesta por la plataforma Power BI con el Data Warehouse como origen de datos fundamental, y otros posibles orígenes que alimentan los modelos analíticos desarrollados directamente en Power BI.

Este enfoque prioriza la mayor autonomía de los usuarios finales, evitando los cubos analíticos de SSAS, ya que la información a explotar no demanda tanta exigencia en cuanto a volúmenes de información y procesamiento de cálculos. La capacitación de la dirección les permite la explotación del modelo analítico a través de nuevas métricas.

LOS RESULTADOS

Gracias a la implantación del producto distribuido por TIGLOO, Eva Group ha dispuesto de diferentes informes analíticos de pedidos, ventas y facturación, en un corto plazo, facilitando el seguimiento y análisis de la actividad. Han sido desplegados en los diferentes niveles de dirección, llegando incluso a facilitar a los comerciales el acceso analítico a su propia información de venta.

No sólo los usuarios ahora tienen acceso a la información, sino que, además, se crea una cultura de análisis debido a las posibilidades que Power BI ofrece. La facilidad de uso de la herramienta, facilitando la explotación de los datos por parte del usuario con una capacitación mínima, hace que los analistas del negocio y los directores deseen acceso a los informes analíticos y poder así profundizar en la información en función de las necesidades de cada momento, sin necesidad de depender de soporte de la dirección TIC o proveedores externos. 

Además, la integración de la plataforma en su ecosistema de herramientas del día a día, como el correo, la agenda, la documentación, las tareas, etc., debido a estar incluido en el servicio Office 365 de Microsoft, facilita enormemente su despliegue a los usuarios de la organización, siendo una herramienta más de su día a día.

Como consecuencia del despliegue del producto, se ha instalado un sistema en Eva Group para el análisis de datos, independientemente del nivel de dirección y necesidad. Dicho sistema presenta un Data Warehouse como pilar central de almacenamiento de la información de la organización, siempre que sea necesario, y Power BI como plataforma de análisis y seguimiento de información. 

Con la implementación y despliegue del cuadro de mando analítico del plan estratégico se ha conseguido el acceso, a la situación diaria de despliegue del plan estratégico, de todos los usuarios implicados. El seguimiento que se realiza del plan estratégico es más eficiente, evitando tiempos y errores en la elaboración del informe de situación, y reduciendo los tiempos en la toma de decisión debido a una mayor periodicidad en su análisis de situación. 

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