Pasos de acción en los procesos de negocio – Parte 1

En estos tiempos en los que muchos de vosotros (al igual que yo) ya estamos probando las novedades de la recién liberada ‘April 19 en modo preview o la cantidad de novedades que día tras día aparecen para la PowerPlatform es bueno refrescar funcionalidad estándar de Dynamics 365, funcionalidad que a fin de cuentas en la “Real Life” es lo que la mayoría de clientes nos demandan.

Una de mis funcionalidades preferidas y muy poco utilizadas son los pasos de acción en los procesos de negocio. Estos pasos de acción nos permiten resolver de una manera muy visual, ágil, y con mucho recorrido, ciertas necesidades de clientes que históricamente resolvíamos con flujos lanzados desde campos de tipo Check (Si/No), código, un botón en la cinta de opciones o enrevesando un poco el sistema.

Escenario de un caso real para el uso de estos pasos de acción

Imaginemos un escenario de cliente totalmente real:
• Necesito que mi responsable revise la oportunidad antes de proceder a elaborar una oferta o dar ningún paso..
• Quiero que mi responsable revise la oportunidad y la acepte para empezar a trabajar en ella o bien que me pida trabajarla de nuevo añadiendo o quitando lo que el considere adecuado.

Este escenario podría aplicarse para diversos requisitos habituales:

• Aprobar / Rechazar una Cuenta por el Dpto. Financiero (siempre que la Cuenta tenga proceso de negocio).
• Petición de documentos o información en determinados momentos de cualquier proceso de negocio.
• Aprobación de descuentos desde una oferta (siempre que la oferta tenga proceso de negocio)
• Enviar oferta al cliente (mapeo desatendido de una plantilla de Word, conversión a PDF y envío por mail -esto lo veremos en otro post-).
Incluso con entidades personalizadas en las que podemos necesitar ciertas acciones.

En el fondo, estos pasos de acción, no son mas que flujos a petición (en realidad son acciones), pero que colocados en las fases de los procesos de negocio, nos dejan unos procesos muy “coquetos” y su funcionalidad tiene muy buena acogida entre los usuarios, que al final, son los que van a trabajar la herramienta, y son los que hacen de nuestros proyectos, un éxito o un fracaso. Nada como algo sencillo y visual para “ganarlos para la causa” (“Keep it visual, Keep it simple”, como dicen los americanos, que de otras cosas no, pero de Marketing, algo saben).

Dejemos la teoría, que está bien para ponernos en situación, y vayamos a la práctica.

Paso 1 : Crear y definir la acción

Vamos a obviar temas básicos como que la entidad debe tener habilitado en sus características la posibilidad de crear un proceso de negocio y temas parecidos, además, en este caso concreto la Oportunidad ya tiene todo esto habilitado “de serie”.

Tomando el ejemplo que hemos comentado anteriormente, necesitaremos 2 acciones:
• Una acción para solicitar a nuestro responsable que revise la oportunidad
• Una acción para que el responsable valide/rechace la oportunidad

Vamos a ello, en primer lugar creamos la primera acción:

Las acciones se dividen en 3 secciones ( Configuración - Argumentos - Pasos).

Paso 2 : Crear y definir la acción => Configuración

• Configuración: Es la configuración general de la acción.

Paso 3 : Crear y definir la acción => Argumentos

Argumentos: Son los campos que podemos añadir a un diálogo que se mostrará en pantalla cuando hagamos clic en el paso de acción (esto es opcional), si lo dejamos como vemos aquí no aparecerá ningún diálogo:

Estos campos que el usuario podrá rellenar en pantalla, pueden ser utilizados posteriormente en cualquier otro paso que coloquemos en la parte inferior (luego lo vemos). Ahora pongamos un par de argumentos como ejemplo:

Paso 4 : Crear y definir la acción => Pasos de acción

• Pasos de acción: Estos son los pasos que vamos a crear para nuestra acción una vez el usuario haya introducido los parámetros anteriores y haga clic en ACEPTAR.

Como ejemplo en este caso y para que no se haga demasiado extenso el post vamos a crear 3 acciones:

• Cambiar el estado de la Fase actual (para ello crearemos un campo en la oportunidad de tipo CONJUNTO DE OPCIONES, con los valores (Sin revisar, En revisión, Revisada):

No lo agregamos al formulario porque solo lo vamos a agregar al proceso de negocio.

• Enviar un mail al responsable con un acceso al registro (además, CASO REAL que nos ha tocado, modificaremos la APP a la que debe acceder, para que cuando haga clic en el enlace vaya a la interfaz unificada, y no a la interfaz clásica (si es que lo queremos así, sino saltaremos este paso y accederá normalmente a la interfaz clásica).
• Asignar la oportunidad al responsable (cambiaremos el propietario)

Paso 5 : Primer paso => Actualizar la oportunidad

• Vamos a por los pasos:
• Creamos un paso de tipo ACTUALIZAR REGISTRO:

En ESTABLECER PROPIEDADES buscamos el campo ESTADO FASE DESARROLLO que hemos creado antes y establecemos el valor de “En revisión”:

Paso 6 : Segundo paso => Generar URL interfaz unificada

• En el siguiente crearíamos un paso de tipo ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO, pero como vamos a añadir una funcionalidad “extra” para que el email al hacer clic vaya a la Interfaz Unificada, haremos algo más (sino trabajamos en esta interfaz, saltamos este paso). Para poder hacer esto necesitamos instalar una solución de uno de los “Héroes” que hacen nuestra vida mas fácil:

Es el ULTIMATE WORFKLOW TOOLKIT de Andrew Butenko:

https://github.com/a33ik/UltimateWorkflowToolkit/releases

En este paso, descargamos el ZIP y lo importamos a nuestras soluciones de Dynamics 365 para disponer de estos flujos “extra”, que nos permiten hacer cosas como la siguiente.

Vamos de nuevo al flujo y agregamos la función de este Kit de UWT:JOIN

Una vez lo tenemos agregado tenemos que ESTABLECER PROPIEDADES

Aquí debemos pasarle dos parámetros: La URL del Registro (Dinámico) de la Oportunidad y el ID de la APP en la que queremos que se abra el mail:

Para ello, hacemos clic en nuestra aplicación de Interfaz Unificada y copiamos y pegamos el ID:

Y así ya hemos pasado el ID de la APP en la que queremos que se abra el mail:

Paso 7 : Tercer paso => Generar y enviar correo electrónico

Creamos el siguiente paso de tipo ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO:

Este sería nuestro mail si no tuviéramos la particularidad de querer abrir el mail en una APP concreta. En esta caso nosotros vamos a agregar un HIPERVÍNCULO desde el botón que vemos resaltado en la imagen anterior, y pasaremos estos dos parámetros:

Por un lado, el texto que vamos a mostrar para hacer clic y por otro lado el parámetro que habíamos consultado en el paso anterior, seleccionamos este valor local y colocamos su RESULTADO:

Al Aceptar ya lo tenemos en el mail:

Paso 8 : Cuarto paso => Asignar propietario de la oportunidad al responsable

Por último, creamos el último paso para asignar la oportunidad al Responsable:

En este caso yo he colocado un valor dinámico (el campo ADMINISTRADOR del usuario, que por defecto en Dynamics sería el campo RESPONSABLE del usuario), pero también se puede poner un valor estático y seleccionar un usuario directamente.

Paso 9: Activar la acción

Y listo, ya tenemos construida nuestra acción completa, la ACTIVAMOS:

Paso 10 : Añadir la acción al flujo de proceso de negocio

Ahora, entramos al PROCESO DE NEGOCIO de para agregar el paso de acción (nosotros lo hemos agregado al PROCESO DE VENTAS DEL CLIENTE POTENCIAL A OPORTUNIDAD)

Una vez agregado el paso seleccionamos los campos:

Paso 11 : Agregar el nuevo campo al proceso

Además, agregamos el campo ESTADO FASE DESARROLLAR que habíamos creado, para verlo en la fase del proceso de negocio:

Y ya lo tenemos. Actualizamos o Activamos el proceso de negocio y vamos a probarlo.

Paso 12 : Calificar un cliente potencial

Creamos un cliente potencial y lo calificamos para entrar en la Fase de la oportunidad donde tenemos el paso de acción:

Como vemos, ya tenemos el estado de la Fase y el Paso de Acción en el proceso de negocio, hacemos clic en el botón y aparecerá el diálogo:

Paso 13 : Ejecutar la acción a petición

Al hacer clic en ACEPTAR, ejecutará los pasos establecidos y además visualmente aparece un campo CHECK en verde para indicar que todo ha ido bien, si algo ha ido mal, aparecerá una cruz roja:

Si revisamos el registro (eso sí, hay que refrescar la página) veremos los 3 pasos:

• Ha cambiado el estado de la fase a EN REVISIÓN, ha cambiado el propietario a mi responsable directo.

• Y ha enviado el mail:

Si hacemos clic en el enlace, se abrirá la oportunidad en la Interfaz Unificada (en la APP que habíamos indicado en el paso).

Como veis es un post extenso, pero intentamos explicar casos reales con todo detalle. Si tienes cualquier duda escríbenos un comentario y lo intentaremos resolver.

En próximos post veremos el siguiente paso de acción que tenemos pendiente (VALIDAR o RECHAZAR por mi responsable), además añadiremos algún automatismo como estos:

• Añadir un aviso para impedir pasar de fase manualmente al hacer clic en FASE SIGUIENTE.
• Pasar de fase automáticamente cuando nuestro responsable VALIDE la oportunidad (esto lo haremos con otro Kit de herramientas muy conocido en la comunidad, las Worfklow Tools de Demian Raschkovan).

Espero que os haya resultado interesante. Ya sabéis, para terminar este proceso completo, estar atentos al blog !!

Gracias.

Javier Busto

Consultor Dynamics 365