Microsoft y sus licencias …. tampoco es para tanto … ¿o sí?

Microsoft ha cambiado su guía de licenciamiento varias veces en los últimos tiempos. Las nuevas licencias de PowerApps y sus capacidades son objeto de discusión y presentan interpretaciones muy diversas. ¡¡En Tigloo no tenemos dudas y así te lo explicamos en este post !!

Como ya sabemos los que estamos volcados con la tecnología de Microsoft y su plataforma, últimamente, la guía de licenciamiento ha sufrido muchos cambios y se ha ido readaptando a los nuevos servicios y aplicaciones que van formando todo su catálogo.

Sobre todo, en la plataforma Dynamics 365, y más concretamente en la Power Platform. En los últimos meses, en diversos foros, nos hemos encontrado con múltiples interpretaciones, diferentes puntos de vista e incluso discusiones “amistosas, por supuesto” sobre como y cuando licenciar determinados productos y de qué forma.

En Tigloo, estamos a la última y estamos inmersos en todos los foros (nacionales e internacionales), sobre estas cuestiones, donde hemos aclarado todas y cada una de las páginas de esta guía de licenciamiento.

Intentaremos poner casos reales, como ha pretendido siempre este blog, más que poner en un castellano entendible la guía, que, para eso, ya hay muchos blogs donde se pone de esta forma.

Eso sí, lo detallaremos desde una perspectiva de cumplimiento de derechos de licencia de Microsoft. No nos vamos a meter en detallar que “en realidad” o haciendo “tal cosa” o “de esta forma”, podemos conseguir abaratar costes o no licenciar las necesidades reales de una compañía, porque estaríamos incumpliendo en los derechos de licencia, y esto, es una opción que depende de cada persona o colaborador. Nuestro consejo es cumplir siempre con el fabricante para evitar “males” o “sustos” futuros.

En primer lugar, separaremos las dos guías que trataremos.

Guía de licenciamiento Dynamics 365

Guía de licenciamiento Power Platform

En la primera, más o menos, suele estar muy claro, según el tipo de usuario que va a acceder, a qué aplicación licenciamos los usuarios necesarios. Además, con el “enforcement” de los Dynamics 365 Team Members del próximo 31 de Enero de 2021 (iba a ser en Abril 2020, luego en Octubre 2020 y al final en esta fecha), se pondrá fin a una licencia que históricamente, no se ha tratado de la forma correcta por muchas organizaciones (hay veces que por desconocimiento, y otras con conocimiento de causa), pero hay muchas otras organizaciones y Partners que siempre han cumplido con los derechos y han aconsejado correctamente a los clientes en estas licencias.

Dejando de lado la guía de Dynamics 365 que tampoco tiene mucha complejidad (al menos, ahora, años atrás también tenía lo suyo), nos vamos a centrar en la guía de licenciamiento de la Power Platform.

Estas licencias, cuyos precios son públicos, son las siguientes:

- Plan por aplicación (Power Apps per app plan): 8,4€ usuario/mes

- Plan por usuario (Power Apps per user plan): 33,70€ usuario/mes

*  Esto no pretende ser objeto de este post, pero el pasado miércoles nos desayunamos con la noticia de la oferta justamente en estas dos licencias, ya disponible. Se puede ver nada mas acceder a la web de precios de Power Apps en un mensaje bastante explícito:

Dejando de lado esta oferta, sigamos con el tema de las licencias.Básicamente la gran diferencia es que la licencia “Plan por app” permite usar 2 aplicaciones y 1 Portal y la licencia “Plan por usuario” permite usar aplicaciones ilimitadas.

Hay otras diferencias, como el almacenamiento “extra” que da cada una en la Base de Datos de Microsoft Dataverse (50MB el plan por app y 250MB el plan por usuario), o el almacenamiento para ficheros en Microsoft Dataverse (400MB el plan por app y 2GB el plan por usuario), el resto, básicamente es lo mismo.

La problemática no es tanto esto, que es sencillo, sino como asignamos las licencias, dónde, cómo se consumen y cuándo se asignan. Estas licencias no se asignan a los usuarios, de hecho, tradicionalmente siempre hemos ido al Portal de Office 365 y hemos asignado licencias a los usuarios. Ahora no, esta licencia (que en realidad son PASES DE APLICACIONES), se asignan a los entornos desde el centro de administración de la Power Platform, concretamente en el menú de RECURSOS – CAPACIDAD – COMPLEMENTOS:

Licencias2

Esto quiere decir que ya sea desde el botón superior “ASIGNAR A UN ENTORNO” o desde el icono del lápiz podemos asignar, no solo estas licencias, sino casi todos lo complementos que han ido saliendo últimamente: Consumo de Power Apps Portals, consumo de créditos para AI Builder, Flujos por proceso, RPAs o el más reciente, pases de aplicación para Teams:

Licencias3

De hecho, como veis en la propia imagen, ahora sale un mensaje nuevo, que no salía hace unas semanas. Esto es porque no es lo mismo compartir aplicaciones de lienzo (canvas apps) que aplicaciones guiadas por modelos (model-driven apps).Tampoco nos vamos a meter en la seguridad y quien puede o no puede asignar complementos, aunque se puede configurar fácilmente en la configuración de Power Platform:

Licencias4

Perfecto. Tenemos las licencias asignadas a los entornos necesarios, pero ¿y ahora? ¿Cómo sé que usuario tiene una licencia? ¿Cuántos están consumiendo? ¿Cómo se asigna una aplicación de lienzo o de modelo? Creo que aquí es donde hay un poco de duda y vamos a intentar aclararlo. En el caso de la aplicación de lienzo, el pase por licencia se asigna nominalmente al usuario con el que se comparte la aplicación:

licencias5

Aquí deberemos tener constancia del tipo de aplicación, recordar que un “plan por app” solo permite 2 apps y 1 Portal. Sabemos que Microsoft está trabajando en estos detalles sobre informes, consumos y asignaciones, lo podemos encontrar en su web referida a este tema:

En el caso de la aplicación de modelo, el tema es distinto, nosotros podemos compartir la aplicación de modelo,mediante el botón de compartir:

licencia7Eso sí, el pase por aplicación, en este caso no se asigna al usuario, hasta que el usuario ejecute la aplicación por primera vez. También se indica en la web referida:

licencia8

Además, en este caso, debe tener un ROL DE SEGURIDAD que le permita ver esa aplicación. Esto es algo que tradicionalmente siempre hemos necesitado en una aplicación (antes en Dynamics 365, ahora en Power Apps).

Otra diferencia es que las aplicaciones de lienzo envían un correo al compartir la aplicación y en el caso de las aplicaciones guiadas por modelo no se envía ningún correo, lo normal es copiar la URL de la aplicación y ponerla en una localización accesible.

Otro tema interesante es una pregunta poco extendida de momento pero que ya esta ocurriendo: ¿Y mi aplicación de Dynamics 365 APP for Outlook?, y si tengo una aplicación personalizada en un entorno Dynamics 365 a la que antiguamente podía acceder con una licencia de Dynamics 365 y ahora quiero cambiar a PowerApps por app, ¿que ocurre con mi app for Outlook?: Pues sencillamente, nada, todo sigue igual, salvo que en las licencias de “plan por aplicación” esa aplicación consume como 1 aplicación, dentro de las 2 que se permiten por usuario.

Sobre este tema, también está surgiendo esta pregunta en muchos clientes: ¿Yo tengo mi licencia Team Member bien configurada, que usan mis usuarios para acceder a la aplicación “Miembro del equipo de ventas” o en su defecto, misma situación para Centro Servicio al cliente o Centro de Recursos de proyecto, ¿Y si quiero que estos usuarios accedan a una aplicación que quiero crear con en este entorno de Dynamics 365? Pues también sencillo: sigues necesitando Team Member para Miembro del Equipo de Ventas y Power Apps por plan de aplicación adicional para esos usuarios con los que vas a compartir esa aplicación personalizada (siempre que sea una aplicación que tenga mas de 15 tablas personalizadas o bien que use alguna de las entidades restringidas), si no, bastaría con personalizar la aplicación de “Miembro del equipo de ventas” con estas nuevas entidades, sin pasarnos de esos límites y restricciones.

Y en definitiva esto es todo. Últimamente se habían escuchado que las licencias de Power Apps eran “concurrentes”, es decir, que se asignaban y se liberaban al hacer login o logout, pero esto no es así, y como hemos dicho al principio, siempre desde un punto de vista de cumplimiento con los derechos de licenciamiento de Microsoft. También hemos oído que solo aplicaban a las aplicaciones de lienzo o que no se podían mezclar licencias de Dynamics 365 y Power Apps. Ya veis que sí.

Como nota, esto es lo que hay “HOY”, ya sabéis como es esto, mañana podemos levantarlos y que todo haya cambiado. Es la maravilla de una plataforma como la de Microsoft: o estas al día o no lo estás.

En TIGLOO estamos al día y nos gusta asesorar a nuestros clientes de la mejor forma posible.

Espero que os haya resultado interesante.

Javier Busto

Consultor Dynamics 365

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Comentarios

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1 comentario

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    Jose Enrique Garces Allo 17 diciembre, 2020

    Excelente resumen!!!

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