OBJETIVOS DEL PROYECTO
El objetivo del proyecto fue automatizar la gestión de las operaciones centralizadas a partir de los correos electrónicos recibidos en buzones genéricos, reduciendo la carga manual y minimizando los errores asociados a la introducción y actualización de datos. Para ello, se buscó mejorar la eficiencia operativa y los tiempos de respuesta, incrementar la trazabilidad y el control de los procesos, e integrar de forma eficiente la solución con los sistemas existentes, todo ello apoyado en la estandarización de la información de entrada para facilitar su procesamiento automático.
EL RETO
La organización se enfrentaba a un proceso altamente manual para la gestión de operaciones centralizadas, basado principalmente en la revisión y tratamiento de correos electrónicos recibidos en buzones genéricos. Esta operativa generaba varios problemas:
1. Elevada carga operativa y dependencia de tareas manuales repetitivas.
2. Riesgo significativo de errores humanos en la introducción y actualización de datos.
3. Falta de trazabilidad y control sobre los expedientes gestionados.
4. Dificultades de integración con sistemas legacy, especialmente con aplicaciones basadas en bases de datos Access.
5. Tiempos de respuesta elevados en la gestión de solicitudes y actualizaciones de expedientes.
Además, la diversidad y falta de estandarización en los correos electrónicos dificultaba la automatización directa del proceso, obligando a redefinir la forma en la que los usuarios generaban las solicitudes.
EL PROYECTO
El proyecto consistió en la automatización integral del proceso de gestión de operaciones centralizadas, desde la recepción de correos electrónicos hasta la creación y actualización automática de expedientes en los sistemas corporativos.
Se abordó el proyecto de forma end-to-end, incluyendo:
✔ Fase de análisis funcional y técnico para definir los requisitos.
✔ Definición de estándares en la estructura de los correos electrónicos para facilitar su procesamiento automático.
✔ Diseño de la arquitectura de automatización y flujos de trabajo.
✔ Desarrollo e implementación de soluciones RPA y automatización de procesos.
✔ Fases de validación y ajuste con usuarios clave.
✔ Despliegue en entorno productivo y acompañamiento inicial.
El proyecto se ejecutó siguiendo metodologías ágiles y buenas prácticas de implementación, garantizando calidad, escalabilidad y rapidez en la entrega.
LA SOLUCIÓN
La solución se basó en un enfoque de automatización mediante estandarización de entradas, apoyado en tecnologías del ecosistema Microsoft:
● Power Automate Cloud: para la monitorización de buzones de correo y el desencadenamiento automático de flujos de trabajo.
● Power Automate Desktop (RPA): para la interacción con aplicaciones legacy (como sistemas basados en Access) cuando no era posible la integración directa.
● Bases de datos SQL Server / Access: como repositorio de los expedientes generados y actualizados.
LOS RESULTADOS
La implantación de la solución generó mejoras significativas tanto a nivel operativo como estratégico:
✔ Reducción drástica del esfuerzo manual en la gestión de correos y expedientes.
✔ Disminución de errores humanos gracias a la automatización de la introducción de datos.
✔ Mejora notable en la trazabilidad y control de los procesos.
✔ Incremento de la velocidad de procesamiento y respuesta ante solicitudes.
✔ Optimización del uso de recursos internos, permitiendo a los equipos centrarse en tareas de mayor valor.
✔ Reducción aproximada del 27% del esfuerzo técnico en el desarrollo gracias al enfoque basado en estandarización en lugar de soluciones con IA más complejas.
En conjunto, el proyecto permitió avanzar significativamente en la transformación digital de la organización, estableciendo una base sólida para futuras iniciativas de automatización.
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