BPM: no sé qué es eso

Cuando me presento ante colegas de profesión, eventos, etcétera y digo que soy Consultora de procesos BPM, casi siempre obtengo la misma respuesta: “¿BPM? No sé qué es eso.”

Y no han sido pocas las veces. A pesar de ser una tecnología que lleva más de 30 años, no es del todo conocida. Las empresas que la implantan ven cómo mejoran y optimizan sus procesos.

Entonces, ¿qué es BPM?

Yo lo definiría como un software que permite a las empresas definir, implantar y ejecutar procesos de negocio tanto internos como externos (proveedores, clientes, etcétera). El ejemplo más sencillo y claro que pongo siempre al respecto son las vacaciones. En todas las empresas, siempre existe un proceso más o menos rudimentario, más o menos digitalizado, de cómo y a quién solicitar nuestras vacaciones. Depende del tamaño de la empresa, este proceso será más o menos complicado, pero todos lo tenemos claro en nuestra mente.

Pues bien, esto bien podría ser un proceso BPM: hay una persona que inicia el proceso rellenando un formulario y lo envía a su responsable. A esta persona le llega un correo o una tarea, revisa la solicitud, y la aprueba o deniega. Y el proceso finaliza. Todo esto se refleja mediante un modelado que es fácilmente comprensible por cualquier persona sin tener conocimientos informáticos. He aquí, uno de sus atractivos.

Implantar procesos BPM en una empresa, permite implementar los procesos que se llevan a cabo en el día a día.

Y esto tiene un doble significado: tenemos una visión exacta de lo que se realiza y cómo se realiza, permitiendo ver desde una perspectiva alejada, qué margen de mejora hay, si hay puntos débiles en el proceso, si se puede agilizar y qué personas intervienen. Ni qué decir que esto supone un análisis profundo del mecanismo de la empresa, y que permite, por tanto, poder agilizar y optimizar las tareas diarias. Esto, tiene una repercusión directa en la productividad y rentabilidad de la empresa: los procesos se ejecutan de manera organizada, clara, pudiendo detectar posibles fallos y/o mejoras y de una manera eficiente. Además, podremos obtener información muy valiosa para la empresa sobre cómo se ejecutan estos procesos: tiempo que duran, quienes, y con qué roles intervienen, posibles cuellos de botella, etcétera.

No obstante, para mí, lo más importante es que los procesos BPM son procesos vivos que conviven en paralelo con la actividad diaria de una empresa. Por ello, siempre están en continua evolución. Como la vida misma.

Desde TIGLOO Transformación Digital Transformación Digital, a través de AgilePoint ayudamos a las empresas a implantar procesos BPM que pueden estar conectados con diferentes entornos como Dynamics, NAV, SAP, etcétera. A través de los procesos AgilePoint, las empresas tienen el bonito reto de analizar sus procesos, organizarlos y plasmarlos a través de procesos BPM. Al reflejar en un modelado un proceso de negocio, da una visibilidad a la empresa de sus puntos fuertes, pero también de los débiles. Por ello, los procesos BPM no sólo ofrecen la posibilidad de digitalizar procesos de negocio, sino que, además, permite mejorar el día a día de las empresas llevando a cabo procesos revisados eficaces y eficientes.

Por último, y no menos importante, podremos obtener información muy valiosa de cómo se han ejecutado esos procesos: poder obtener estadísticas en cuanto a tiempos de ejecución, analizar cargas de trabajo, procesos “parados” y sus motivos, personas que intervienen en ellos, etcétera. Con toda esta información, ayudamos a la empresa a seguir mejorando sus procesos BPM, que en realidad, se traduce en una mejora de la calidad de su servicio.