Nuevo licenciamiento en Dynamics 365

¿Conoces las últimas ventajas en cuanto a almacenamiento que te ofrece el nuevo licenciamiento de Microsoft Dynamics 365? Nuestros especialistas te lo resumen para que aproveches todas las nuevas capacidades de almacenamiento en tu CDS.

Siguiendo el anterior post dedicado al Nuevo Licenciamiento en Dynamics 365 para Ventas, continuamos este nuevo post más orientado al nuevo licenciamiento en general en la plataforma de Dynamics 365.

Ya estamos acostumbrados a que Microsoft cambie su licenciamiento cada cierto tiempo, pero últimamente estos cambios son mas constantes, debido sobre todo, a toda la cantidad de aplicaciones y funcionalidades que se van añadiendo a la plataforma y por lo tanto, creando nuevas licencias y suscripciones necesarias por usuario para acceder a estas novedades.

En esta última actualización del licenciamiento en esta plataforma sobre todo hay estas grandes novedades, servicios o aplicaciones disponibles a partir del 1 de Julio (las dos primeras) y del 1 de Agosto (las dos últimas):

  • Dynamics 365 for Customer Service Chat
  • Microsoft Forms PRO
  • Dynamics 365 AI for Sales
  • Dynamics 365 Call Intelligence

Esto en cuanto a nuevas aplicaciones o servicios, pero para nuestros proyectos de cliente reales que tenemos que mantener y los nuevos que van surgiendo, el mayor cambio ha sido lo que ofrecen las licencias de Dynamics 365 Customer Engagement (que engloban todas las apps) y las de Dynamics 365 Sales, Customer Service, Project Service Automation o Field Service de forma independiente.

Y sobre todo, en cuanto a los cambios en el almacenamiento. Ese que tanto quebradero de cabeza nos da cuando un cliente llega al 95% del almacenamiento y te reenvía un correo de Microsoft indicando que le ha llegado ese mail y que debe de hacer. Posteriormente, nosotros empezamos a limpiar flujos de trabajo obsoletos, registros de auditoría, revisión de los adjuntos en los correos electrónicos, revisión de documentos subidos en las notas, y todas estas buenas prácticas que nos permiten disminuir ese porcentaje, pero que tampoco es algo que te ofrezca unos ratios de más de un 15-20% por norma general.

Para solventar este tema, en la última guía de licenciamiento, Microsoft indicaba claramente estos cambios y ya hay muchos clientes, que suscribiendo estas últimas licencias de Dynamics 365 en proyectos nuevos u otros que han realizado la transición de licenciamiento, disfrutan de esta serie de ventajas.

La principal es los cambios que hay de base al suscribir un nuevo entorno en Dynamics 365. Hasta hace poco teníamos 10GB de BBDD para nuestros entornos (generalmente uno de TEST y otro de PRODUCCIÓN, y en algunos casos un tercero de DESARROLLO), lo cual para determinadas compañías era bastante escaso y muchos de nuestros clientes acababan comprando GB adicionales a razón de 33,70€ mensuales cada GB.

Afortunadamente con las nuevas suscripciones esos 10GB han dejado de ser una cifra exacta y se han dividido en 3 secciones con usos totalmente diferentes

  • BASE DE DATOS: Siguen siendo 10GB, pero sólo para nuestros registros (nuestros listados de datos)
  • ARCHIVO: Son 20GB por organización, para subir documentos en NOTAS (aunque esta práctica en nuestro caso ya casi no la usamos debido a que la mayoría de nuestros clientes aprovechan la integración nativa con SharePoint para guardar los documentos de esta forma).
  • REGISTRO: Son 2GB por organización; esto es el LOG DE AUDITORÍA del sistema.

Esto nos permite tener segmentada nuestra capacidad, y usar cada espacio para su trabajo concreto e identificar fácilmente que espacio estamos reservando más o menos según nuestro uso de la herramienta.

Además, adicionalmente a estas capacidades de base para organización, la plataforma también nos incrementa ese espacio según las licencias que tenemos contratadas (en este caso no cuentan las licencias TEAM MEMBER y son solo las licencias de las apps de SALES, CUSTOMER SERVICE, PSA o FS además de Dynamics 365 CE las que nos dan este sobre almacenamiento).

Así es como incrementamos ese almacenamiento base:

  • BASE DE DATOS: 250 MB adicionales por cada licencia
  • ARCHIVO: 2 GB adicionales por cada licencia
  • REGISTRO: de momento no incrementa el tamaño por licenciamiento.

Así pues, en una empresa que tenga por ejemplo, 25 licencias de Dynamics 365 para Ventas (Enterprise) y 40 licencias de Dynamics 365 (Team Member), como solo contarían las licencias ENTERPRISE, tendría el siguiente almacenamiento disponible:

  • BASE DE DATOS: 10GB Base + 25 usuarios * 250MB. Total capacidad: 16,2GB
  • ARCHIVO: 20GB Base + 25 usuarios * 2GB: Total capacidad: 70GB
  • REGISTRO: 2GB Base

Lógicamente, si aún y todo no es suficiente, podemos seguir adquiriendo esos paquetes adicionales de 1GB a razón de 33,70€ cada GB/mes.

Estas nuevas capacidades no se pueden aprovechar si tenemos el licenciamiento antiguo anterior a Abril 2019, de hecho, si entramos en https://admin.powerplatform.microsoft.com/analytics/capacity, tendremos un mensaje en la parte superior indicando claramente este mensaje: “Su organización puede realizar la transición al modelo de capacidad cuando finalice el período actual o en su renovación”.

Así que piense en su organización cuando es buen momento para realizar esa transición al nuevo modelo de capacidad.

En Tigloo somos especialistas en esta materia y podemos ofrecerle soluciones y guiarle en la mejor opción para realizar estas transiciones y aprovecharse de todas estas nuevas ventajas.

Es el momento de Dynamics 365 y su Power Platform… ¿hasta cuándo resistirse?

Un saludo

Javier Busto

Consultor Dynamics 365

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