Calendario de Vacaciones en Dynamics 365 PSA

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Calendario de Vacaciones en Dynamics 365 PSA

Esta semana vamos con un post que siguiendo la filosofía del blog "Real Life", es una funcionalidad que hemos implantando en nuestro Dynamics 365.

En Tigloo utilizamos varias de las aplicaciones de Dynamics 365, no hay nada como predicar con el ejemplo, y una de ellas, Project Service Automation (PSA), es con la que trabajamos para la gestión de proyectos y recursos.

Actualmente, trabajamos en la última versión (v 3.6.0.68), y la funcionalidad actual que ofrece la herramienta poco tiene que ver con aquella primera versión desde la que venimos trabajando, llena de "bugs" y con funcionalidades limitadas, pero que ya nos permitía trabajar con la reserva de recursos a tareas de proyecto en el tablero de programación. Poco a poco la herramienta ha ido creciendo en funcionalidad y estabilidad, y hoy en día ya nos permite gestionar de una forma ágil todo lo relativo a imputaciones de tiempos, gestión de proyectos y su ciclo de ventas, gestión de recursos y la gestión de la facturación automatizada. Eso sí, no nos engañemos, no es una aplicación al estilo "Sales", es una aplicación que exige implicación, metodología y cierto trabajo rutinario si queremos tener controlado todo lo relativo a los proyectos en nuestra organización.

Muchos son los rumores que últimamente se escuchan en ciertos foros sobre el futuro de esta aplicación, de todo tipo y de toda procedencia, pero la verdad es que ninguna publicación de Microsoft, ni ningún contacto directo del fabricante ha comentado a ciencia cierta nada sobre estos rumores, comentarios sobre embeber cierta funcionalidad de PSA en Project Online o su extensión de cierta funcionalidad a la aplicación de ventas, son algunos de los comentarios que se escuchan y circulan por la red, pero como decimos, de momento "solo rumores".

Después de esta pequeña intro sobre el pasado, presente y futuro de esta aplicación, vamos con el post de esta semana. Como comentaba, en PSA nosotros ya buscamos funcionalidad que ayude a recursos de proyectos y/o a managers en la gestión diaria y en facilitar ciertas funcionalidades concretas, lejos quedó el buscar el funcionamiento correcto de la aplicación o incluso el entender "que es lo que hace" PSA en determinadas acciones, cuando se lanzan en segundo plano ciertos "plugins" de la propia aplicación.

Así pues, la semana pasada decidimos configurar el calendario de vacaciones para este año aprovechando ciertas funcionalidades que nos permite la Interfaz Unificada. Históricamente, en varias empresas en las que he podido trabajar, siempre se pedía un calendario de vacaciones, generalmente en el que cada persona tenia un color y todos ellos formaban en un "maravilloso" Excel un calendario de vacaciones, se gestionaban por equipos de trabajo o delegaciones, y sobre todo para que de un vistazo los responsables pudieran ver quien y cuantos recursos coincidían en determinadas fechas y tomar decisiones sobre ciertos periodos concretos.

Afortunadamente, y aunque aquello funcionaba bien, hoy en día podemos "pintarlo" de formas más dinámicas, y sobre todo basado en las herramientas que ya estamos trabajando en la organización, aprovechando esos recursos ya existentes y esos controles estándar que ofrece Dynamics 365.

AVISO: La funcionalidad es "muy" sencilla

La funcionalidad es MUY sencilla pero muy vistosa y sobre todo consigue su objetivo: Que los recursos de proyectos y sus managers puedan ver de un vistazo quien y cuando está de vacaciones, quien coincide en el tiempo, verlo en formato de calendario semanal y mensual, y además por colores para distinguir rápidamente los colores de cada recurso.

FUNCIONALIDAD: ¿Qué necesitamos?

Vamos a necesitar los siguientes puntos para conseguir esta funcionalidad:

  • Asignar un color a cada Recurso de proyecto
  • Rellenar este color en las aprobaciones de proyecto de cada recurso
  • Habilitar el control de Calendario para la entidad Aprobación de Proyecto
  • Configurar el control de calendario para mostrar las vacaciones en estado Aprobado de cada recurso

PASOS: ¿Qué funcionalidad configurar?

Para conseguir la funcionalidad deseada vamos a configurar los siguientes puntos en nuestra solución:

  • Crear un campo COLOR DEL RECURSO de tipo conjunto de opciones (Global), cada opción, tendrá un color diferente.
  • Crear un campo COLOR DEL RECURSO en la entidad APROBACIÓN DEL PROYECTO, de tipo Conjunto de opciones (Existente, del creado en el punto anterior)
  • Crear un campo COLOR DEL RECURSO en la entidad RECURSO DE PROYECTO, de tipo Conjunto de opciones (Existente, del creado en el primer punto)
  • Crear un Worfkflow para cada vez que se apruebe una entrada de tiempo de tipo Vacaciones, se copie el color del recurso aisgnado, a la entrada de tiempo aprobada
  • Habilitar el control de calendario en la entidad APROBACIÓN DE PROYECTO
  • Configurar el control de calendario.

Paso 1 : Crear el conjunto de opciones Global

En nuestra solución, creamos el campo conjunto de opciones global con los diferentes colores (lo lógico sería crear tantas opciones de colores, como recursos tengamos en la compañía).

Color del recurso

Paso 2 : Crear el campo en las aprobaciones de proyecto

En este paso creamos el campo de tipo conjunto de opciones, basado en el conjunto de opciones del Paso 1 y lo agregamos al formulario de aprobaciones de proyecto (lo podemos dejar en modo OCULTO, porque no es necesario que lo vean los usuarios).

Color aprobación tiempo

Paso 3 : Crear el campo en el recurso de proyecto

En este paso, creamos el campo de tipo conjunto de opciones, basado en el conjunto de opciones del Paso 1, y lo agregamos al formulario de Recurso de Proyecto.

Color recurso proyecto

Paso 4 : Seleccionar un color en cada recurso

En la ficha de cada recurso, debemos seleccionar un color, para dejar relacionado que opción del conjunto (que color) usará cada recurso.

Color de cada recurso

Paso 5 : Crear un Flujo de Trabajo para copiar el color en la aprobación

Necesitamos crear un flujo de trabajo, para que cada vez que una entrada de tiempo de tipo Vacaciones sea aprobada, coloque el color de la ficha de recurso en la entidad Aprobación del proyecto.

Flujo de Trabajo de copiar color

Paso 6 : Habilitar el control de calendario

Habilitamos el control de calendario para la entidad Aprobación de Proyecto.

Habilitar control calendario

Paso 7 : Configurar el control de calendario

Configuramos el control de calendario y lo adaptamos a nuestras necesidades, aunque, esta sería una configuración adecuada.

Configurar Control

Paso 8 : Visualizar el control de calendario

Y después de configurar las necesidades así vemos el control de calendario para las entradas de tiempo de tipo vacación, en estado aprobada.

Calendario vacaciones

Paso 9 : Visualizar equipos concretos

En nuestro caso hemos configurado diferentes vistas para filtrar las vacaciones de recursos que pertenecen a diferentes equipos, para poder ver por equipos o líneas de negocio las vacaciones de sus integrantes.

vistas de calendario

 

Espero que os haya resultado interesante. A nuestros managers SI se lo ha parecido !!!!

Seguiremos en próximas semanas trabajando con estas y otras funcionalidades, como siempre, aplicado a la "Real Life" de Dynamics 365 y la Power Platform.

Gracias.

 

Javier Busto

Consultor Dynamics 365

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