Eliminar adjuntos correo electrónico – Microsoft Flow

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A pesar de los recientes cambios en el licenciamiento de almacenamiento de Dynamics 365 que dan una mayor capacidad en general, y en especial una mejora sustancial para el almacenamiento de archivos, llegar al límite de almacenamiento de Dynamics 365 es un escenario típico que no se suele valorar en un primero momento y puede conllevar sobrecostes y la ralentización de la aplicación. A lo largo de estas semanas vamos a ir desgranando el licenciamiento de Dynamics 365.

En Tigloo hemos desarrollado herramientas para la gestión del almacenamiento de nuestros clientes que permitan el traspaso y visualización de adjuntos de correo y notas a SharePoint mediante un link, pero muchas veces no es necesario almacenarlos ya sea porque al pasar el tiempo pierden el sentido, o se generan de una manera instrumental (por ejemplo una plantilla de Word generada como nota en un flujo de trabajo). En un principio la entidad "attachment" no es posible de eliminar mediante flow, pero si se puede forzar su eliminación en cascada mediante la eliminación de su entidad padre, "activitymimeattachment". Para ello, hoy veremos 2 flows:

  • Flow a petición filtrado por fecha especifica ( se nos solicitará al ejecutar el flow). DESCARGAR
  • Flow cada día que elimina los adjuntos de más de 1 mes de antigüedad. DESCARGAR

 

 

Escenario

Nos ha llegado una notificación que estamos cerca del límite máximo de almacenamiento de Dynamics 365. Hemos seguido los pasos de Microsoft , pero es necesario liberar más almacenamiento y queremos automatizar el proceso.

Paso 1: Instalar el paquete de flow

Instalaremos uno o ambos flows según nuestra necesidad descargando el archivo ZIP de los links de descarga de arriba y accediendo a https://flow.microsoft.com.

Verificaremos que estamos en la instancia correspondiente; como siempre es recomendable probar su funcionamiento en un entorno controlado de prueba:

Iremos a mis flujo, le daremos a importar en la cinta de opciones y seguiremos el asistente de instalación. Tenemos que completar la conexión, haremos click en "Seleccionar durante la importación" y seleccionaremos una conexión. Sino existe, crearemos una nueva (nos pedirá usuario y contraseña del usuario que queremos que sea el ejecutor del flow).

Hecho esto, en mis flujos ya aparecerá el flow correspondiente al paquete instalado.

Paso 2: Personalizar / ejecutar flow

Si hemos instalado flow a petición


En este caso, podremos ejecutar el flujo directamente, ya que no tiene parámetros realmente configurables y la fecha nos será solicitada al momento de ejecutarlo. Es recomendable aunque estemos en un entorno de pruebas establecer una fecha antigua o limitante basada en los registros más antiguos, de forma que para probarlo trate el mínimo posible.

Hay que tener en cuenta que este flujo se tiene que recorrer TODOS los adjuntos de correo electrónico y TODOS los correos electrónicos de estos adjuntos para saber su fecha de creación y filtrarlo, por lo que puede llegar a tardar HORAS (para 20000 adjuntos 2,5h + )  en ejecutarse completamente, por eso la importación de acotar las pruebas.

Si hemos instalado flow programado diario


En ese caso, podremos ejecutar el flujo directamente manualmente, o esperar a que se ejecute cada día a las 6 de la mañana.

En este flow podemos personalizar tanto la hora de ejecución como los meses de antigüedad, entraremos al editor de flow y cambiaremos los dos primeros pasos a medida.

Importante siempre introducir los días como un número negativo. -30 equivaldría a 1 mes, -60 2 meses...

Hay que tener en cuenta que este flujo se tiene que recorrer TODOS los adjuntos de correo electrónico y TODOS los correos electrónicos de estos adjuntos para saber su fecha de creación y filtrarlo, por lo que puede llegar a tardar HORAS (para 20000 adjuntos 2,5h + )  en ejecutarse completamente, por eso la importación de acotar las pruebas.

Conclusión

Microsoft flow ha entrado en la Power Platform con mucha fuerza, es un producto de Microsoft que está evolucionando muy rápido y está en constante mejora y da una solución low-code alineada con la estrategia de Microsoft para abrir a todo el mundo la posibilidad de integrar herramientas y lógicas de negocio entre distintas plataformas.

Este es un ejemplo de funcionalidad que anteriormente hubiera requerido de una extensión de terceros o de un programador para desarrollar una aplicación en .NET que tratara toda esta lógica, pero que ahora con unas nociones de lógica y un poco de conocimiento de fórmular al estilo Excel, nos da la oportunidad de fácilmente y en pocas horas lanzar procesos automatizados más elaborados.

Si tienes alguna duda en la instalación o aplicación de estos flows, o necesitas extender más funcionalidad o incluso integrar estos archivos con SharePoint, déjanos un comentario en esta entrada o por correo electrónico.

 

Aleix Ruiz

Consultor Dynamics 365

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