Dynamics 365 PSA vs Gestión de Proyectos del ERP

Cuando analizamos las soluciones de Microsoft para la Gestión de Proyectos nos encontramos con varias propuestas, en función de si optamos por la funcionalidad que incorporan sus ERP o el más reciente Dynamics 365 for Project Service Automation (PSA) con una mayor cercanía con la solución de CRM. Surge entonces la duda de cual será el más adecuado para nuestro negocio, dado que todos parecen ofrecer funcionalidades similares.

Sin embargo y simplificándolo mucho, podríamos decir que la funcionalidad de Gestión de Proyectos integrada en los ERP’s de Microsoft tiene un carácter más centrado en la gestión económica del proyecto mientras que el nuevo Dynamics 365 PSA incorpora la gestión del ciclo comercial del proyecto desde la Oportunidad hasta su firma como mayor elemento diferenciador. Pero como he dicho, simplificándolo mucho.

El módulo de Gestión de Proyectos para Dynamics AX (ahora Finance and Operations) o para Dynamics NAV (ahora Business Central) facilita la administración (Contabilidad) de los proyectos y la gestión de proyectos con: Contratos de proyectos, Estructuras de Desglose de Trabajos (WBS), Programación de Recursos e Informes de Tiempos y Gastos. Está estrechamente integrado con otras funcionalidades dentro del ERP tales como Compras, Contabilidad General, Producción e incluso Logística. El módulo de Gestión de Proyectos tiene capacidad de facturación, que luego se contabilizara siguiendo las pautas estándar de esta funcionalidad.

Por su parte, Microsoft Dynamics 365 for Project Server Automation (PSA) se centra más en los Departamentos de Ventas, necesitados de una capacidad similar, aunque no tan preocupados con las transacciones contables. Dynamics 365 for Project Service Automation se desarrolló para las organizaciones que necesitan competir en el mercado por los proyectos y realizar un seguimiento de su progreso, y como un potente módulo para implementar junto con Dynamics 365 for Sales (CRM). Piensa en las organizaciones de servicios, como Ingenierías, Centros tecnológicos o las empresas de Consultoría, por ejemplo.

Dynamics 365 for PSA generalmente comienza con una Oportunidad de venta, aunque, también tiene una estructura de desglose de tareas y la capacidad de calcular costes y precios. Una vez ganadas las oportunidades, se registran los Contratos y luego se programan los Recursos. Los Recursos pueden informar su tiempo y registrar los gastos y aunque no es un sistema de Gestión de Gastos, se puede vincular a tickets de gastos y pagos.

Se podría llegar a crear una factura en Dynamics 365 for PSA, pero luego deberá enviarse a un sistema de contabilidad (como Dynamics 365 Operations o Dynamics 365 Business Central) para efectuar esta parte de la actividad administrativa.

No obstante, Microsoft ha construido una integración entre Dynamics 365 for PSA y la Gestión de Proyectos de sus ERP,s a varios niveles: Mantenimiento de Contratos de Proyectos; Creación y Sincronización de nuevos Proyectos; Mantenimiento de líneas de Contrato de Proyecto o Mantenimiento de Hitos de la línea de Contrato de Proyecto; todo ello sincronizado desde Dynamics 365 for Project Service Automation con Finance and Operations o a Business Central

Por lo tanto, a la hora de elegir implantar uno u otro va a depender de los requisitos que tenga nuestro negocio. Si en nuestro negocio, la venta de proyectos es la actividad principal, parece lógico optar por Dynamics 365 for Project Service Automation. Igualmente esta será la mejor opción, si disponemos de un sistema contable separado de la gestión actual de proyectos, o si la mayoría de nuestros proyectos son internos (Help Desck, proyectos de TI…) o si tenemos necesidades avanzadas de programación de Recursos.

En cambio, si tu empresa tiene requisitos complejos de facturación relacionados con el inventario y las compras, entonces la Gestión de Proyectos de tu ERP, Finance and Operations o a Business Central, es el camino a seguir. Siempre que sea necesario disponer de una gestión financiera del proyecto vinculada con la contabilidad de costes reales o que tus proyectos impliquen hacer "cosas" (por ejemplo: máquinas, edificios…), debido a la falta de seguimiento de inventario en Dynamics 365 for PSA, deberás implementar la funcionalidad de Gestión de Proyectos de tu ERP Microsoft Dynamics.

Desde Tigloo, estaremos encantados de ayudarte a descubrir la mejor opción para tu negocio. Contáctanos.

– José Enrique Garcés, Director Transformación Digital

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