CIE Automotive elige CAPTIO para gestionar los gastos de viaje

CIE Automotive es un proveedor de componentes y subconjuntos para el mercado global de automoción que diseña y fabrica en 98 centros productivos. Sus plantas están ubicadas en 90 localizaciones diferentes y se encuentras repartidas por 17 países en 4 continentes. Como es lógico suponer, esta distribución geográfica implica gran cantidad de desplazamientos y como consecuencia, un importante coste de gestión de los mismos en tiempo y personal. Para revertir esta situación, CIE Automotive ha adquirido CAPTIO, la herramienta de Gestión de Gastos de viaje con más implantación en España, a través de la división de Transformación Digital de TIGLOO. 

Para conocer más de cerca el alcance del proyecto, entrevistamos a Juan Luis Echaniz, Controller Financiero de la División de Mecanizado y Aluminio Europa de CIE Automotive, que ha sido quien ha liderado el proyecto internamente.

¿Cuál era la situación de CIE Automotive antes de adquirir CAPTIO? 

Hacíamos el proceso de reporte de gastos en formato clásico, mediante el uso de papel tanto en informes como en tickets y eso provocaba una labor administrativa muy compleja y laboriosa que nos llevaba mucho tiempo todos los meses e infinidad de controles para evitar errores.

¿Qué ha llevado a CIE Automotive a adquirir una solución como CAPTIO

Hemos elegido CAPTIO porque se adaptaba perfectamente a la función de facilitar el control de gastos de viajes del personal, simplificar el proceso administrativo de gestión de los mismos y proporcionar al personal una herramienta que agilizase la preparación de las notas de gastos eliminando los justificantes en papel.

¿Qué ventajas les ofrecía frente a otras compañías competidoras? 

Nos pareció una herramienta más desarrollada que la de otros fabricantes y con una mayor penetración en el mercado, ya que cuenta con importantes empresas entre sus clientes.

¿Cuál ha sido el papel del Partner? 

Nos decantamos por TIGLOO porque sus profesionales nos transmitieron mucha confianza, además de que obtuvimos buenas referencias de otras empresas que llevaban tiempo utilizando el servicio y habían desarrollado el proyecto con ellos.

¿Cómo fue el proceso de implantación de la solución? 

En primer lugar, se identificaron y documentaron claramente las necesidades de la compañía. Posteriormente, y tras varias reuniones para concretar los detalles que más se adaptaban a nuestra idiosincrasia y una sencilla formación, pusimos en marcha la herramienta.  Al tratarse de una solución que requiere tan poca personalización, su puesta en marcha fue realmente rápida y la adopción por parte de los usuarios inmediata, ya que es un programa muy intuitivo y de fácil manejo desde cualquier dispositivo móvil o de sobremesa.

¿Cuáles son los principales beneficios que han obtenido tras la implantación? 

De entrada, un mayor control de los gastos y una mayor facilidad de revisión de los mismos. A esto hay que añadir que ahora es más fácil disponer rápidamente de los diferentes informes de gestión de gastos además de simplificar su contabilización y los procesos de recuperación del IVA.

¿Cuántos empleados se han visto implicados en este proyecto y que grado de aceptación y satisfacción muestran con la solución? 

Unos 120 empleados. Inicialmente, como ocurre con todo cambio que afecta a tantas personas siempre hay alguna resistencia, pero tras un corto periodo de tiempo, teniendo en cuenta el alto volumen de tickets que manejan la mayoría del personal y la movilidad de los mismos, la satisfacción es plena.

¿Qué impacto ha tenido la implantación de CAPTIO en el trabajo diario de las personas implicadas? 

Les ha simplificado mucho el proceso de justificación y control de los gastos de viaje, así como un importante ahorro de tiempo. Además, hemos mejorado el IVA recuperado porque CAPTIO nos facilita mucho el proceso de selección de facturas a recuperar.

Si tuviera que recomendar a otras empresas la adquisición de CAPTIO, ¿en qué términos lo haría? 

CAPTIO es una herramienta sólida y de fácil utilización e implantación que automatiza con garantías un proceso que tradicionalmente requiere de mucho tiempo y recursos.

¿Tienen previsto ampliar la implantación adquiriendo alguna otra solución de mejora de la productividad? 

En una empresa como CIE Automotive estamos evaluando continuamente herramientas que nos ayuden a ser más productivos en nuestro día a día. Nuestro mercado es tremendamente competitivo y cualquier mejora en un departamento colabora en mantener nuestro nivel competitivo. 

 

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