Licenciamiento en Dynamics 365 Sales

Como en estos últimos años viene sucediendo, Microsoft ha lanzado recientemente su actualización de Abril ’19 para los entornos de Dynamics 365, un PDF de 471 páginas resume todas las novedades para las aplicaciones de Dynamics 365 y la Power Platform.

Estas novedades, han venido acompañadas de un cambio de licenciamiento, sobre todo en la Power Platform y los temas de almacenamiento, información que dejaremos para otro post. En este artículo nos centramos sobre todo en los cambios de licenciamiento que vinieron un poco antes, en Enero 2019, y que sobre todo en la aplicación de Dynamics 365 Ventas, está generando muchas dudas a ciertos clientes.

Estas dudas resultan del doble licenciamiento existente para la aplicación de Dynamics 365 Ventas. Dejando a un lado los usuarios que utilizan licencias Team Member (6,70€/mes), lo que realmente genera dudas es decantarse por una de estas dos licencias:

  • Dynamics 365 for Sales Professional (54,80€/mes)
  • Dynamics 365 for Sales Enterprise (80,10€/mes)

Estas dos licencias, entre los clientes, a primera vista suele dar la impresión de ser el mismo entorno, pero quizá con un acceso mas limitado entre una y otra licencia, pero … NO.

Para empezar, algo que muchos clientes (incluso consultores) no conocen, es que son Aplicaciones completamente diferentes, de hecho, al crear un entorno, dependiendo del licenciamiento, debes (por derechos de licencia) de instalar la solución de Sales Professional o de Sales Enterprise desde el centro de Administración de Dynamics 365. Así pues, y sabiendo que son aplicaciones completamente diferentes, hay que entenderlo desde el punto de vista del cliente, de este modo tan sencillo:

  • Dynamics 365 for Sales Professional: Proyecto sencillo - Personalización básica - Inversión mínima
  • Dynamics 365 for Sales Enterprise: Proyecto, personalización e inversión al gusto, es decir, dependiendo del alcance, complejidad, peticiones e integraciones con otros sistemas, eso definirá el rango de inversión.

Así pues, la licencia de Dynamics 365 for Sales Professional, con una aplicación y licenciamiento propia, está pensado para clientes que quieren empezar con una herramienta de gestión y relación con sus clientes y optimización de su fuerza de ventas de un modo básico, con una inversión mínima, pero que este soportada por una plataforma como Microsoft, y que permita escalar sus necesidades junto con las de su negocio.

Eso sí, en el plano técnico hay ciertas funcionalidades que esta aplicación NO tiene respecto a la aplicación Enterprise, por listas algunas, estas son las más generales, funcionalidades que esta aplicación Professional no tiene:

  • Objetivos de Venta
  • Búsqueda Avanzada
  • Territorios ve Venta
  • Encuestas a Cliente
  • Aplicación móvil OFFLINE
  • Inteligencia Artificial
  • Entorno de Desarrollo
  • Portal Externo de clientes

Son funcionalidades que no tienen cabida en esta aplicación, pero que por el tipo de proyecto y empresa a la que está dirigida la aplicación, son funcionalidades para un tipo de organizaciones con una estructura comercial en varios territorios, diferentes responsables de áreas o proyectos complejos con estructuras de negocio de un tamaño considerable.

Además, no hay ningún problema en comenzar en un entorno PROFESSIONAL y cuando nuestra empresa lo necesite pasar a un entorno ENTERPRISE, en el que solo notaremos el cambio de precio de la licencia y la apertura de todas estas funcionalidades adicionales.

Como punto adicional, este año, en esta nueva política de licenciamiento de Enero 2019, Microsoft ha quitado ciertas restricciones en esta licencia PROFESSIONAL, y ya no existe un limite de formularios, vistas, campos y otras limitaciones que teníamos en esta licencia.

Actualmente, la única limitación por aplicación, aparte de estas funcionalidades arriba descritas es que existe un máximo de 15 entidades personalizadas (nuevas tablas que añadir al sistema estándar), pero en organizaciones a las que está dirigida esta aplicación, no es limitante, ya que por norma general, es suficiente con este EXTRA de entidades que añadir al sistema estándar.

La decisión siempre será dificil, pero habría que preguntarse 3 o 4 aspectos para poder decidirse en si arrancar con una u otra licencia, en este aspecto TIGLOO puede ayudar no solo en la implantación de proyecto, sino también en la decisión de que tipo de licenciamiento se adecua a la organización y como empezar con algo básico, rápido y con una inversión baja, y cuando en que momento sería óptimo pasar a un entorno ENTERPRISE, o cuando realmente una organización necesita este tipo de aplicación y licencia.

Estos y otros factores internos (Sistemas TI actuales de la organización, procesos internos, gestión del cambio, tipo de perfiles, etc.) ayudan y mucho en la decisión de que aplicación seleccionar.

En el fondo, los costes por licencia y por los servicios para implantar son muchísimo más elevados en un entorno ENTERPRISE, nos dan mas funcionalidad y no tiene limitación alguna, pero NO SIEMPRE hay que empezar por esta aplicación, ya que hay muchas organizaciones que eligen el licenciamiento ENTERPRISE, para realmente utilizar un pequeño porcentaje de la aplicación.

Espero que con este artículo podamos ayudar por lo menos a entender a algún cliente, las diferencias de este licenciamiento en el módulo de ventas y que ayude a la hora de decantarse en como empezar implantando un CRM en su organización.

 

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