Azkoyen gestiona la mejora continua con Tigloo QM

Azkoyen completa el circuito comercial sobre la plataforma Dynamics 365 al integrar Ventas, Atención al cliente y el área de mejora continua, con la funcionalidad de TIGLOO QM.

Grupo Azkoyen es una multinacional española especializada en el diseño, fabricación y comercialización de soluciones tecnológicas avanzadas para los mercados de vending, medios de pago y seguridad. Desde su fundación en 1945 la compañía se ha caracterizado por la apuesta tecnológica, la investigación y el desarrollo de nuevos productos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Azkoyen poseía ya Dynamics 365, tanto en la modalidad de Ventas como de Atención al cliente. No obstante, desde hacía tiempo perseguían mejorar e integrar la gestion de no conformidades y solicitudes de mejora y la gestión de la documentación. Desde TIGLOO se les presentó la solución de Quality Management (QM) que además de integrarse con el resto de la solución, daba respuesta a sus necesidades y requerimientos .

LA SOLUCIÓN

Azkoyen contrató parte de la funcionalidad de TIGLOO QM, en concreto la relativa a no conformidades y mejoras y el módulo de gestión de la documentación. Con la funcionalidad del módulo denominado "Mejoras" Azkoyen gestiona y da cumplimiento al capítulo 10 "Mejora" de la norma ISO 9001:2015 considerando las mejoras de los productos y servicios; la corrección, prevención y reducción de los efectos no deseados; y la mejora del desempeño y la eficacia del sistema de gestión de calidad.

El módulo "Documentación" está totalmente integrado con SharePoint y a través de Power Automate y una serie de flujos muy avanzados, se han conseguido varios objetivos: de una parte automatizar los permisos de seguridad entre las dos plataformas, entre Dynamics 365 y SharePoint, de manera que cuando se le asignan roles a un usuario en Dynamics 365 estos se trasladan a los grupos de seguridad de SharePoint manteniendo así una relación coherente entre las dos plataformas sin tener que recurrir a plataformas que existen en el mercado y que requieren de un pago adicional. Por otra parte, se ha dado solución a un proceso de validación de documentos muy avanzado y lanzado a través de Dynamics 365 con Webhooks, combinando en el mismo proceso la función de los "Revisores" con la de los "Aprobadores" de documentos, integrando todo en un único flujo con las "approvals" de Power Automate,  desde peticiones hasta emails basados en diferentes plantillas.

Tanto el módulo "Mejoras" como el de "Documentación" están diseñados para su uso en todas las plantas de Coffe & Vending System y de Payment Technologies del Grupo Azkoyen y están disponibles en español, inglés e italiano.

En la parte de Gestión Documental se han incorporado al sistema las plantillas de MS Word de las no conformidades y solicitudes de mejora también en tres idiomas de forma que cuando tras el proceso de aprobación se valida una mejora, se crea la solicitud correspondiente para remitir al departamento o colaborador implicado mediante el envío de un email con el documento adjunto conteniendo toda la información relevante en su idioma de trabajo.

Además, el sistema gestiona no conformidades de proveedor enviando de manera automática un e-mail al proveedor en el que le informa del problema detectado y solicita acciones de contención inmediata, análisis de causas y acciones correctivas que deben ser informadas a Azkoyen empleando la plantilla que se adjunta en el e-mail de notificación.

Igualmente, en SharePoint, se han trabajado los tipos de contenido, para presentar la misma cabecera en todos los documentos de los diferentes sistemas de gestión y que cada vez que algún usuario descargue o revise on-line el documento pueda ver los metadatos del documento actual a tiempo real. Esta funcionalidad garantiza que siempre la versión y fechas de revisión y aprobación que figuran en el documento son las correctas y no dependen del editor del documento.

LOS RESULTADOS

Entre las mejoras obtenidas destaca la eliminación de documentos Excel con multitud de líneas de "no conformidades" o "mejoras" y de listados de documentos que requerían invertir mucho tiempo para mantener la información actualizada y que con TIGLOO QM se han conseguido eliminar. Todos los usuarios de todas las plantas acceden al mismo punto de información, cuentan con información de valor actualizada en la última versión y disponen de KPI's con los que pueden medir su nivel de eficacia en la gestión de las mejoras.

David Armendáriz, Quality Manager de la División de Payment sita en Peralta, ha sido el usuario clave que ha liderado con éxito el proyecto, y en su opinión "Con la funcionalidad de TIGLOO QM, Azkoyen completa el circuito comercial sobre una misma plataforma como Dynamics 365 al integrar Ventas, Atención al cliente y el área de mejoras. Por un lado, se facilita mucho la emisión y gestión de no conformidades ya que el sistema está pensado para dar cumplimiento a la norma ISO 9001:2015 considerando las fases de contención, análisis de causas, acciones correctivas, verificación de la eficacia y cierre. Todas ellas son tratadas mediante un workflow asignando tareas a los usuarios que recibirán automáticamente un correo electrónico con la información necesaria. Además, el sistema dispone de paneles de control que muestran de manera clara en qué situación se encuentra cada mejora, el seguimiento de indicadores, las tareas pendientes de cada usuario o departamento, etc.

Por otro lado, el módulo de gestión de documentación da cumplimiento al apartado 7.5 “Información documentada” de la norma ISO 9001:2015 permitiendo la codificación automática de los documentos, garantiza la revisión y aprobación de manera muy sencilla mediante e-mail, la publicación solo de documentos aprobados que estarán disponibles desde cualquier dispositivo electrónico con navegador web y su control de cambios. Con el historial de versiones de SharePoint se puede recuperar cualquier versión anterior de un documento y comparar los cambios realizados”. 

Para Javier Busto, responsable del producto en Tigloo y de su implantación en Azkoyen “La implicación de Azkoyen, junto con la claridad de los requisitos y una buena definición de necesidades, han sido claves para el éxito de este proyecto. Nuestra dedicación y compromiso, así como la del cliente y el trabajo conjunto, han sido un factor adicional para poder entregar en Azkoyen un proyecto que cumpliera todas sus necesidades y expectativas”.

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